Polityka prywatności sklepu, rezerwacji i darowizn Fundacji Awareness

Obowiązuje od: {{DATA_OBOWIAZYWANIA}}

Polityka opisuje przetwarzanie danych w związku z zakupami biletów i produktów fizycznych w sklepie Fundacji „Awareness” w serwisie awareness.org.pl, w tym na podstronach Awareness Distribution, bezpłatnymi rezerwacjami wejściówek, dobrowolnymi darowiznami oraz kontaktem z klientami, uczestnikami i darczyńcami. Obejmuje również akcję „Złotówka na urodziny Śliwki”.

Bezpłatna wejściówka i darowizna są odrębnymi czynnościami. Przekazanie darowizny, jej wysokość ani powodzenie płatności nie warunkują otrzymania wejściówki. Darczyńca może wybrać sugerowaną kwotę 1 zł lub inną kwotę dostępną w formularzu. Odbiorcą darowizny jest Fundacja „Awareness”.

1 Administrator i kontakt

Administratorem danych jest FUNDACJA „AWARENESS”, ul. Lektykarska 4, 80-831 Gdańsk, KRS 0000812165, NIP 5833377122, REGON 384795878. W sprawach danych osobowych można kontaktować się na kontakt@awareness.org.pl, telefonicznie pod numerem +48 697 071 083 lub listownie na adres Fundacji.

2 Jakie dane otrzymujemy

1. Dane zakupowe otrzymujemy przede wszystkim od klienta w formularzu zamówienia i w korespondencji. Są to imię i nazwisko, e-mail, wybrane produkty, liczba sztuk, kwota, numer i status zamówienia oraz informacje niezbędne do obsługi płatności i reklamacji. Przy dostawie towaru przetwarzamy też adres lub punkt odbioru oraz numer telefonu, jeżeli jest potrzebny przewoźnikowi. Dane firmy i NIP zbieramy, gdy są potrzebne do wystawienia dokumentu sprzedaży.
2. Przy płatnych biletach i bezpłatnych wejściówkach przetwarzamy dane potrzebne do obsługi udziału: adres e-mail, wybrane wydarzenie, kino lub inną lokalizację, termin, liczbę wejściówek, numer i status rezerwacji lub biletu, a imię i nazwisko tylko wtedy, gdy są potrzebne do realizacji danej rezerwacji. Status wykorzystania biletu przetwarzamy tylko wtedy, gdy system rzeczywiście rejestruje wejścia. Do bezpłatnej rezerwacji nie wymagamy danych rozliczeniowych, adresu zamieszkania ani danych dotyczących darowizny. Dane innego uczestnika zbieramy tylko wtedy, gdy oferta przewiduje bilet imienny. Jeżeli dane uczestnika lub odbiorcy towaru przekazuje zamawiający, otrzymujemy je od niego i przekazujemy osobie, której dotyczą, informację wymaganą art. 14 RODO, co do zasady najpóźniej przy pierwszym kontakcie, nie później niż w ciągu miesiąca, a jeżeli wcześniej ujawniamy dane innemu odbiorcy — najpóźniej przy pierwszym ujawnieniu, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków.
3. Przy darowiznach przetwarzamy kwotę, datę, cel lub tytuł wpłaty, identyfikator i status transakcji oraz dane darczyńcy otrzymane w formularzu, od operatora płatności lub banku, w zakresie potrzebnym do przyjęcia, potwierdzenia i rozliczenia wpłaty. Mogą to być imię i nazwisko, adres e-mail, dane nadawcy przelewu i numer rachunku. Zakres zależy od sposobu wpłaty; nie oznacza to obowiązku podania wszystkich tych danych w formularzu. Informacje o darowiznach nie służą do przydzielania wejściówek ani ustalania warunków udziału w pokazie.
4. Od operatora płatności otrzymujemy identyfikator i status płatności, kwotę oraz dane niezbędne do jej uzgodnienia lub zwrotu. Danych służących do autoryzacji płatności, takich jak hasło do banku, kod BLIK czy pełne dane karty, nie należy przekazywać Fundacji; podaje się je w odpowiednim interfejsie operatora lub banku.
5. Serwer i oprogramowanie sklepu mogą zapisywać dane techniczne, w szczególności adres IP, czas żądania, informacje o przeglądarce, odwiedzanej podstronie i błędach. Zakres zapisu zależy od funkcji koniecznych do działania i ochrony sklepu. Zasady cookies opisuje część 7.

3 Cele i podstawy przetwarzania

1. Przyjęcie i realizacja zakupu, dostarczenie produktu, obsługa bezpłatnej rezerwacji i wydanie wejściówki, a także przyjęcie i obsługa dobrowolnej darowizny odbywają się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO — w celu podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy oraz wykonania właściwej umowy. Obejmuje to potwierdzenia, kontakt organizacyjny, przypomnienie o zarezerwowanym pokazie, informacje o jego zmianie lub odwołaniu oraz obsługę rezygnacji i zwrotów. Podstawa ta dotyczy danych osoby będącej stroną umowy; wiadomości organizacyjne nie służą reklamowaniu innych wydarzeń.
2. Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych oraz wykonanie obowiązków podatkowych i innych obowiązków prawnych, w tym związanych z prawami konsumentów i ochroną danych, opierają się na art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
3. Ochrona sklepu przed nadużyciami, zapewnienie bezpieczeństwa, prowadzenie niezbędnych zapisów technicznych oraz ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń opierają się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Fundacji jest bezpieczeństwo usług i możliwość wykazania prawidłowego wykonania zobowiązań.
4. Obsługa pytań niezwiązanych z zawieraną umową oraz kontakt z reprezentantami klientów instytucjonalnych odbywają się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO — w interesie prowadzenia korespondencji i współpracy. Na tej samej podstawie przetwarzamy niezbędne dane odbiorcy towaru lub uczestnika wskazanego przez kupującego, aby umożliwić realizację zamówienia lub bezpłatnej rezerwacji na jego rzecz.
5. Jeżeli klient dobrowolnie wyrazi odrębną zgodę na określone działanie dodatkowe, przetwarzanie objęte tą zgodą odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zakup, bezpłatna rezerwacja ani darowizna nie stanowią zgody na newsletter, reklamę lub dalsze prośby o wsparcie. Wiadomości marketingowe wysyłamy po uzyskaniu wymaganych prawem odrębnych zgód; można je wycofać bez wpływu na wejściówkę lub realizację zakupu. Przed uruchomieniem dodatkowego przetwarzania informujemy o jego konkretnym celu, zakresie i odbiorcach.

4 Odbiorcy danych

1. W niezbędnym zakresie dane mogą otrzymywać podmioty obsługujące Fundację: dostawcy hostingu, poczty, oprogramowania sklepu i biletów, serwisu IT, księgowości i pomocy prawnej. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Fundacji działają na podstawie odpowiednich umów i wyłącznie w zakresie zlecenia.
2. W związku z płatnością dane niezbędne do jej obsługi, w szczególności dane kontaktowe, identyfikator zakupu lub darowizny i kwota, są przekazywane operatorowi Paynow: {{OPERATOR_PAYNOW}}. Samo dokonanie bezpłatnej rezerwacji nie wymaga przekazania danych do Paynow w celu realizacji płatności. Operator oraz banki i inne instytucje uczestniczące w płatności przetwarzają dane także jako odrębni administratorzy, zgodnie z własnymi obowiązkami i udostępnianymi informacjami o prywatności.
3. Przy dostawie towaru wybrany przewoźnik lub operator punktu odbioru otrzymuje potrzebne dane odbiorcy i przesyłki, np. imię, nazwisko, adres, e-mail i numer telefonu. Jego tożsamość wynika z wybranego sposobu dostawy.
4. Kino lub inny obiekt może zapoznać się z informacjami na okazanej wejściówce w celu sprawdzenia prawa wstępu. Jeżeli uzgodniony sposób obsługi wymaga udostępnienia danych z systemu, zakres obejmuje wyłącznie informacje niezbędne do kontroli, np. numer i ważność biletu, wydarzenie, a przy wejściówce imiennej także niezbędne dane uczestnika. Sama kontrola wizualna nie oznacza przekazania kinom list uczestników ani rejestrowania wykorzystania biletu w systemie Fundacji. Kinom nie udostępniamy informacji o dokonaniu lub wysokości darowizny do kontroli wejścia. Nie przekazujemy danych uczestników ani darczyńców partnerom lub sponsorom do ich własnego marketingu bez odrębnej podstawy prawnej.
5. Dane mogą być udostępnione organom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie prawa.
6. Dostawcy techniczni obsługujący sklep i pocztę: {{DOSTAWCY_TECHNICZNI}}.

5 Jak długo przechowujemy dane

1. Dane zakupów przechowujemy przez czas realizacji umowy, a następnie w niezbędnym zakresie do rozliczeń i ochrony roszczeń. Dane operacyjne bezpłatnych rezerwacji przechowujemy do 90 dni po wydarzeniu, a przy rezerwacji anulowanej lub wydarzeniu odwołanym — do 90 dni po anulowaniu lub odwołaniu. Po tym czasie usuwamy je lub anonimizujemy; dłużej zachowujemy tylko zakres niezbędny do obsługi zgłoszonej sprawy albo udokumentowanej ochrony roszczeń na zasadach pkt 3. Sama bezpłatna rezerwacja nie jest powodem objęcia wszystkich jej danych okresem przechowywania dokumentów podatkowych.
2. Dane darowizny przechowujemy przez czas jej obsługi, a dokumentację księgową i rozliczeniową zakupów oraz darowizn przez okres wymagany przepisami. Dowody księgowe przechowujemy co do zasady przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą, z uwzględnieniem szczególnych okresów ustawowych. Dokumenty wymagane prawem podatkowym przechowujemy zasadniczo przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności właściwego podatku. Jeżeli przepisy dotyczące danego dokumentu lub toczące się postępowanie wymagają dłuższego okresu, stosujemy ten okres.
3. Dokumentację transakcji płatniczych zachowujemy w zakresie koniecznym do ich rozliczenia, obsługi reklamacji oraz ochrony przed roszczeniami. Sama umowa z operatorem płatności nie stanowi podstawy do bezterminowego przechowywania danych. Dane związane z roszczeniami przechowujemy do upływu właściwego terminu ich przedawnienia, co do zasady 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą co do zasady 3 lata, z uwzględnieniem szczególnych terminów i wpływu postępowania na ich bieg.
4. Zapisane dane niezakończonych zamówień, rezerwacji i formularzy darowizn usuwamy lub anonimizujemy po 30 dniach, o ile nie są potrzebne do wyjaśnienia płatności, nadużycia lub konkretnego zgłoszenia. Logi techniczne przechowujemy do 90 dni, chyba że konkretny zapis jest potrzebny do wyjaśnienia incydentu lub ochrony roszczeń.
5. Dane zwykłej korespondencji niezwiązanej z realizacją zakupu, rezerwacji lub darowizny przechowujemy przez czas załatwienia sprawy i do 12 miesięcy po jej zakończeniu, chyba że stanowią dowód w sprawie wymagającej dłuższego przechowywania. Dane przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody — do jej wycofania lub wcześniejszego zakończenia wskazanego celu. Niezbędny dowód udzielenia i wycofania zgody może być zachowany przez okres potrzebny do wykazania zgodności z prawem.
6. Po zakończeniu właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane. Okresy ważności cookies określa ich wykaz w części 7.

6 Prawa osoby i dobrowolność podania danych

1. Na warunkach określonych w RODO przysługuje prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych, gdy podstawą jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.
2. Można wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją. W przypadku przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego sprzeciw jest skuteczny bez podawania przyczyny.
3. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Żądanie usunięcia danych nie oznacza obowiązku usunięcia dokumentów, które Fundacja musi nadal przechowywać na podstawie prawa.
4. W celu wykonania praw należy skontaktować się z Fundacją. Można również wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych; informacje o sposobach jej wniesienia są dostępne na https://uodo.gov.pl.
5. Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone w formularzu jako niezbędne są potrzebne do zawarcia i wykonania umowy albo do wystawienia wymaganego dokumentu. Bez nich dana czynność może nie być możliwa. Pola opcjonalne i zgody dodatkowe nie warunkują zakupu ani otrzymania bezpłatnej wejściówki. Niepodanie danych niezbędnych wyłącznie do darowizny lub rezygnacja z wpłaty nie uniemożliwiają bezpłatnej rezerwacji. Akceptacja regulaminu i zapoznanie się z polityką prywatności nie są zgodą na marketing.

7 Cookies i podobne technologie

1. Cookies to niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu przez odwiedzaną stronę. Sklep może też wykorzystywać pamięć przeglądarki i podobne technologie. Informacje te mogą służyć utrzymaniu koszyka, obsłudze sesji, bezpieczeństwu i zapamiętaniu wyborów prywatności.
2. Technologie ściśle niezbędne do wykonania usługi żądanej przez użytkownika działają bez odrębnej zgody w zakresie dopuszczonym przez art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Jeżeli wiążą się z przetwarzaniem danych osobowych, właściwą podstawę określa część 3.
3. Technologie analityczne, reklamowe oraz osadzone materiały podmiotów trzecich, które wymagają zgody, mogą być uruchomione dopiero po jej uzyskaniu. Odmowa ich użycia nie uniemożliwia zakupu, bezpłatnej rezerwacji ani przekazania darowizny. Samo korzystanie ze strony nie oznacza zgody.
4. Jeżeli sklep udostępnia technologie opcjonalne, zgody można udzielić, odmówić lub zmienić przez mechanizm ustawień prywatności dostępny na stronie. Wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie. Niezależnie od tego można zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki; zablokowanie niezbędnych cookies może utrudnić działanie koszyka.
5. Wykaz faktycznie używanych cookies i podobnych technologii, obejmujący nazwę, dostawcę, cel, kategorię i okres działania: {{WYKAZ_COOKIES}}.

8 Przekazywanie danych poza EOG i automatyzacja

1. Informacja o przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, podmiotach i państwach odbiorców oraz stosowanych zabezpieczeniach: {{TRANSFER_EOG}}.
2. Jeżeli do transferu stosowane są odpowiednie zabezpieczenia, informację o nich i możliwość uzyskania ich kopii zapewniamy na żądanie skierowane do Fundacji. Przekazywanie może odbywać się tylko na podstawie mechanizmów dopuszczonych w rozdziale V RODO, np. właściwej decyzji o adekwatności lub standardowych klauzul umownych wraz z wymaganymi zabezpieczeniami.
3. Fundacja nie podejmuje wobec klientów, uczestników ani darczyńców decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały w rozumieniu art. 22 RODO. Automatyczne potwierdzenie płatności, wystawienie biletu lub zliczenie dostępnych miejsc stanowią obsługę zamówienia lub rezerwacji. Fundacja nie wykorzystuje wysokości darowizny ani faktu jej przekazania do profilowania uczestników w celu przydzielania wejściówek lub ustalania warunków udziału. Informacje o odrębnym przetwarzaniu przez operatora płatności są dostępne w jego dokumentach.

9 Aktualizacje

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami prawa, stosowanych narzędzi lub sposobu obsługi sklepu. Aktualną wersję publikujemy z datą obowiązywania. Aktualizacja dokumentu nie zastępuje zgody, jeżeli nowy sposób przetwarzania jej wymaga.